荊門市口腔醫(yī)院政府采購內(nèi)控管理制度

為進一步規(guī)范本單位政府采購內(nèi)部權(quán)力運行，有效防范法律風險和廉政風險，推進依法、規(guī)范、高效、廉潔采購，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》等法律法規(guī)以及《財政部關于印發(fā)〈行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）〉的通知》（財會〔2012〕21號）、《財政部關于加強政府采購活動內(nèi)部控制管理的指導意見》（財庫〔2016〕99號）、《省財政廳關于加強政府采購內(nèi)部控制管理的通知》（鄂財采發(fā)〔2016〕6號）等相關規(guī)定，結(jié)合本單位實際制定本制度。

一、總體目標

按照“全面管控與突出重點并舉、分工制衡與提升效能并重、權(quán)責對等與依法懲處并行”的基本原則，以“分事行權(quán)、分崗設權(quán)、分級授權(quán)”為主線，通過建立健全制度機制、規(guī)范流程、完善措施，做到約束機制健全、權(quán)力運行規(guī)范、風險控制有力、監(jiān)督問責到位，實現(xiàn)對政府采購活動內(nèi)部權(quán)力運行的有效制約，促進政府采購提質(zhì)增效。

二、適用范圍

本單位使用財政性資金購買貨物、服務和工程等采購活動的內(nèi)控管理。

（一）財政性資金：是指納入預算管理的資金。以財政性資金作為還款來源的借貸資金，視同財政性資金。采購項目既使用財政性資金又使用非財政性資金的，使用財政性資金采購的部分，適用政府采購；財政性資金與非財政性資金無法分割采購的，統(tǒng)一適用政府采購。

（二）采購：是指以合同方式有償取得貨物、工程和服務的行為，包括購買、租賃、委托、雇用等。

（三）貨物：是指各種形態(tài)和種類的物品，包括原材料、燃料、設備、產(chǎn)品等。

（四）工程：是指建設工程，包括建筑物和構(gòu)筑物的新建、改建、擴建、裝修、拆除、修繕等。

政府采購工程以及與工程建設有關的貨物、服務，采用招標方式采購的，適用《中華人民共和國招標投標法》及其實施條例；采用其他方式采購的，適用《中華人民共和國政府采購法》及其實施條例?！咎崾荆翰捎谜型稑说墓こ添椖客瑯有枰鋵嵳少徴撸稑碎_標評標等實施環(huán)節(jié)外，其余政府采購程序同樣需要執(zhí)行，如意向公開、計劃備案、合同備案等?！?/p>

（五）服務：是指除貨物和工程以外的其他政府采購對象，包括政府自身需要的服務和政府向社會公眾提供的公共服務。

三、組織架構(gòu)及責任分工

（一）招標采購管理委員會

招標采購管理委員會主要負責對本單位政府采購活動中的相關事項進行協(xié)調(diào)、審議和決策。由書記、院長任主任、分管院長等任副主任、職能科室負責人與擬采購科室負責人為委員組成。招標采購管理委員會對醫(yī)院的招標采購工作進行統(tǒng)籌管理、協(xié)調(diào)、決策、監(jiān)督、審核。

（二）歸口管理部門

招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）負責醫(yī)院招標采購管理工作。招標采購工作中的重大事項或重要規(guī)章制度修改上報招標采購委員會及黨委會。主要負責本單位政府采購工作的執(zhí)行管理和對外溝通協(xié)調(diào)，包括但不限于：

1.牽頭負責建立健全本單位政府采購內(nèi)部控制制度機制，并督促指導執(zhí)行。

2.負責組織政府采購法律法規(guī)規(guī)章制度的學習培訓、宣傳和督促執(zhí)行；參加主管預算單位、財政部門等組織的學習培訓、業(yè)務研討、咨詢論證。

3.牽頭組織開展政府采購活動，負責推動落實采購人主體責任。主要包括：統(tǒng)籌規(guī)劃本單位全年政府采購項目面向中小企業(yè)及小微企業(yè)采購的預留份額，落實支持中小企業(yè)發(fā)展政策；采購代理機構(gòu)的選擇、委托、協(xié)調(diào)和履職監(jiān)督；組織采購活動中涉及的采購意向、單一來源采購論證、采購公告、結(jié)果公告、合同公告、履約驗收和促進中小企業(yè)采購執(zhí)行情況等信息的公開；協(xié)調(diào)委派采購人代表、現(xiàn)場監(jiān)督人員和自行采購時評審人員的選定；協(xié)調(diào)業(yè)務需求部門、財務部門等確認采購文件和采購結(jié)果、簽訂采購合同、履約驗收及資金支付；負責采購方式變更、進口產(chǎn)品采購、單一來源采購等程序涉及的報批工作；組織處理應由采購人答復的詢問、質(zhì)疑，配合財政部門投訴處理、監(jiān)督檢查等工作。

4.負責政府采購業(yè)務系統(tǒng)的賬號密碼、數(shù)字證書、電子簽名和電子印章等的辦理、保管和使用管理，負責預算管理一體化政府采購模塊系統(tǒng)操作，負責完成政府采購信息統(tǒng)計工作。

5.負責政府采購項目等相關檔案（含電子檔案）的資料收集、整理、歸檔、移交檔案室保存、借閱等。

（三）業(yè)務需求部門

根據(jù)工作需要提出政府采購需求的部門均為本單位政府采購業(yè)務需求部門，主要負責項目預算申報或者立項、采購需求管理和履約驗收評價等工作，包括但不限于：

1.按照單位預算管理要求，提供相關材料向財務部門申報項目預算；對需要報有關部門立項審批的采購項目，按立項審批要求組織材料并申報。

2.根據(jù)批準的預算，組織開展需求調(diào)查，編制采購需求和采購實施計劃，確定采購意向信息，并將需要公開的信息交歸口管理部門完成信息公開。負責采購執(zhí)行中涉及的采購需求和采購實施計劃內(nèi)容的說明、確認，提供需要報請財政部門審批的相關材料。

3.負責政府采購合同簽訂及履約管理，督促項目執(zhí)行進度，參與履約驗收活動，協(xié)調(diào)資金支付。

（四）財務部門

財務科為本單位政府采購財務部門，主要負責采購預算編制、執(zhí)行管理等工作，具體職責如下：

1.負責組織政府采購預算的匯總、審核、編制、報送和調(diào)整，組織協(xié)調(diào)財政預算評審工作，辦理采購資金的支付；

2.審核采購合同中涉及的項目預算、合同金額、支付條件等信息。

3.履行財務監(jiān)督和管理職責，按照采購歸口管理部門的要求移交項目檔案資料。

（五）監(jiān)督部門

黨政辦公室為本單位政府采購監(jiān)督部門，主要負責本單位政府采購廉潔風險防范，對本單位政府采購活動中的工作人員履行職責、行使權(quán)力進行監(jiān)督，具體職責如下：

1.負責協(xié)助本單位基層黨組織加強政府采購領域黨風廉政建設，提出健全完善內(nèi)控制度機制的意見建議；

2.委派監(jiān)督人員，對評審專家和供應商隨機抽取解密、 簽到以及評審委員會評審等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，糾正違法違規(guī)行為；

3.受理處置黨員和群眾檢舉舉報，開展談話提醒、約談函詢；對政府采購過程中出現(xiàn)違反黨章和其他黨內(nèi)法規(guī)的案件進行檢查、處理。

（六）內(nèi)部審計部門

財務科為本單位政府采購內(nèi)部審計部門，主要對本單位政府采購內(nèi)控制度執(zhí)行和政府采購行為的合法合規(guī)性進行監(jiān)督，具體職責如下：

1.參與采購需求、采購預算、采購文件、采購合同等環(huán)節(jié)的審核工作；

2.對政府采購內(nèi)部決策執(zhí)行的合法合規(guī)性進行監(jiān)督，糾正違 法違規(guī)行為；

3.監(jiān)督本單位政府采購內(nèi)控制度的執(zhí)行，提出健全完善內(nèi)控制度機制的意見建議；

4.對接外部審計，組織報送涉及政府采購相關資料，組織涉 及政府采購問題的整改。

（七）法規(guī)部門

黨政辦公室為本單位政府采購法規(guī)部門，主要負責本單位政府采購法律風險防范，具體職責如下：

1.負責提出健全完善內(nèi)控制度機制的法律意見建議；

2.負責本單位政府采購有關事項的合法性審查，對項目采購過程中涉及的采購文件、委托代理協(xié)議、采購合同、答復詢問質(zhì)疑、配合投訴處理和信訪舉報處理等事項進行合法性審查，出具審查意見。

3.負責處理采購過程中或者合同履約過程中發(fā)生的糾紛。

（八）資產(chǎn)管理部門

財務科為本單位政府采購資產(chǎn)管理部門，負責本單位政府采購資產(chǎn)的配置、預算、登記、接收和管理等工作，配合做好有關項目的預算編制、履約驗收及資金支付工作。

四、內(nèi)部決策流程

按照“三重一大”決策制度要求，規(guī)范高效決策，結(jié)合政府采購項目預算金額、采購事項重要程度、風險防控要求等因素，本單位政府采購決策程序分為一般決策程序、招標采購管理委員會會議決策程序、黨委會決策程序等。

（一）一般決策程序【提示：主要適用單位政府采購活動中的一般決策事項】

1.部門內(nèi)部決策，即部門內(nèi)部辦理、復核、審定或者部門內(nèi)部會議審議等方式進行決策的程序，適用于單個部門職責范圍內(nèi)、需要部門確認、審核、提交等事項。

2.部門會簽（會商）決策，即由牽頭部門草擬意見會簽（會商）其他相關部門進行決策的程序。適用于涉及兩個以上部門職責的事項。 

3.單位領導審定決策，即由牽頭部門草擬意見報分管領導或者主要領導審核簽字進行決策。

（二）招標采購管理委員會會議決策程序

由牽頭部門報招標采購管理委員會主任同意，明確審議議題和審議事項，委員會各成員單位根據(jù)職責對審議事項進行審議、獨立發(fā)表意見，綜合各方意見后作出決策；招標采購管理委員會主任也可根據(jù)實際情況召集小組會議。

（三）單位辦公會決策程序

由牽頭部門報行政負責人同意，明確審議議題和審議事項，單位行政領導和相關部門對審議事項進行審議、獨立發(fā)表意見，綜合各方意見后作出決策；行政負責人也可根據(jù)實際情況召集會議。

（四）黨總支會議決策程序

由牽頭部門報黨委負責人同意，明確審議議題和審議事項，單位黨總支領導和相關部門對審議事項進行審議、獨立發(fā)表意見，綜合各方意見后作出決策；黨總支負責人也可根據(jù)實際情況召集會議。

五、風險控制要求

各部門要依據(jù)部門職責，認真梳理不同業(yè)務、環(huán)節(jié)、崗位需要重點控制的風險事項，劃分風險等級，細化內(nèi)部人員崗位分工，明確經(jīng)辦、審核等崗位的工作要求和執(zhí)行標準。

（一）建立崗位之間相互監(jiān)督制約機制。采購需求制定與內(nèi)部審核、采購文件編制與確認、合同簽訂與驗收等崗位原則上應當分開設置，對于評審現(xiàn)場組織、單一來源采購項目議價、合同簽訂、履約驗收等相關業(yè)務，原則上應當由2人以上共同辦理，并明確主要負責人員。

（二）輪崗交流制度。歸口管理部門、業(yè)務需求部門根據(jù)政府采購崗位風險等級設定輪崗周期為兩年一輪崗。

六、政府采購流程及要求

適用于本單位在一個財政年度內(nèi)，同一個預算項目下的同一采購品目匯總預算金額達到湖北省現(xiàn)行政府集中采購目錄或者采購限額標準規(guī)定的相應數(shù)額標準。一個采購項目資金來源于多個預算項目，按照匯總后的預算金額計算相應數(shù)額標準。

一個預算項目的認定標準：一般指部門預算項目庫中的一個項目或者財政部門預算批復文件中明確的一個項目。

采購品目的認定標準：按照有利于項目實施的原則確定項目屬性。參考財政部《政府采購品目分類目錄》（財庫〔2022〕31號）對項目屬性進行理解和分類。

（一）編制政府采購預算

1.相關制度依據(jù)：《政府采購法》第三十三條、部門預算編制通知、政府集中采購目錄及標準、《財政部、工業(yè)和信息化部關于印發(fā)〈政府采購促進中小企業(yè)發(fā)展管理辦法〉的通知》（財庫〔2020〕46號）等。

2.職責分工：業(yè)務需求部門負責提出項目需求，提供預算編制的基礎材料及費用構(gòu)成明細，提出涉及的政府采購事項和對應的預算；財務部門負責匯總、審核、編制和報送政府采購預算。

3.基本流程：

（1）提出項目預算需求。業(yè)務需求部門根據(jù)單位部門預算編制工作要求，經(jīng)過需求調(diào)查，測算項目經(jīng)費構(gòu)成，提出下一年度項目預算需求，報財務部門初審、匯總。

（2）財務部門審核。財務部門根據(jù)單位預算編制管理要求，對業(yè)務需求部門提交的項目預算申請進行審核，對金額較大、技術(shù)復雜、專業(yè)性強的一次性項目，可以委托第三方專業(yè)機構(gòu)進行預算審查。

（3）編制采購預算。經(jīng)財務部門審核，預算金額達到政府采購相應限額的，由財務部門編制政府采購預算并明確有關指標標識；經(jīng)審核未達到相應限額的，應當轉(zhuǎn)為“非政府采購流程”處理。

（4）特別注意：預留采購份額專門面向中小企業(yè)采購。業(yè)務需求部門根據(jù)項目實際，確定該項目是否專門面向中小企業(yè)、是否專門面向小微企業(yè)，不專門面向中小企業(yè)的項目，業(yè)務需求部門應當根據(jù)《政府采購促進中小企業(yè)發(fā)展管理辦法》提供相應的依據(jù)。歸口部門對本單位全年政府采購項目面向中小企業(yè)的預留份額進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。除規(guī)定可以不專門面向中小企業(yè)采購的情形外，預算金額在公開招標限額以下的貨物、工程和服務政府采購項目，適宜由中小企業(yè)提供的，原則上應當專門面向中小企業(yè)采購；公開招標限額以上的貨物、工程和服務采購項目，確保預留采購預算總額的50%以上專門面向中小企業(yè)采購，其中預留給小微企業(yè)的比例不低于65%。

（二）公開采購意向

1.相關制度依據(jù)：《關于開展政府采購意向公開工作的通知》（財庫〔2020〕10號），《湖北省財政廳關于印發(fā)<湖北省政府采購意向公開工作方案>的通知》（鄂財函〔2020〕38號）以及每年度財政部門印發(fā)的通知。

2.職責分工：業(yè)務需求部門負責提供采購意向公開內(nèi)容，歸口管理部門負責組織公開本單位采購意向。

3.基本流程：

（1）確定意向公開內(nèi)容。業(yè)務需求部門根據(jù)批復的采購預算，結(jié)合項目實施安排，確定采購項目名稱、采購品目、主要標的、預算金額、計劃實施時間等意向信息。部門預算批復前公開的采購意向，以部門預算“二上”內(nèi)容為依據(jù)；部門預算批復后公開的采購意向，以部門預算為依據(jù)。

（2）集中發(fā)布采購意向。歸口管理部門匯總業(yè)務需求部門提交的采購意向信息，隨部門預算公開同步在湖北省政府采購網(wǎng)上集中發(fā)布本單位全年政府采購意向信息。【提示：根據(jù)政策要求，主管預算部門應當匯總所屬二級預算單位政府采購意向后，集中統(tǒng)一發(fā)布】

（3）追加發(fā)布采購意向。預算執(zhí)行中新增采購項目應當及時公開采購意向。采購意向公開時間應當盡量提前，原則上不得晚于采購活動開始前30日公開采購意向。因不可預見的原因急需開展的采購項目，可不公開采購意向，業(yè)務需求部門對相關佐證資料留存?zhèn)洳椤?/p>

（三）制定采購需求

1.相關制度依據(jù)：《中華人民共和國政府采購法實施條例》第十一條、十五條，《財政部關于印發(fā)〈政府采購需求管理辦法〉的通知》（財庫〔2021〕22號）等。

2.職責分工：業(yè)務需求部門根據(jù)實際情況編制采購需求，也可以委托專家、采購代理機構(gòu)或者其他第三方機構(gòu)參與采購需求編制。

3.基本流程：采購需求應當依據(jù)批復的部門預算（工程項目概預算）編制。采購需求包括技術(shù)、商務等要求。

（1）提出采購需求。業(yè)務需求部門負責采購需求編制，開展需求調(diào)查，按照《政府采購需求管理辦法》規(guī)定的內(nèi)容和要求，編制采購需求，經(jīng)決策程序?qū)彶橥ㄟ^。業(yè)務需求部門可以自行組織編制采購需求，也可以委托專家、采購代理機構(gòu)或者其他第三方機構(gòu)編制。委托專家、采購代理機構(gòu)或者第三方機構(gòu)編制的采購需求，需經(jīng)業(yè)務需求部門逐一審核確認，并由業(yè)務需求部門對其提出的采購需求負責。

（2）特殊情形的處理：進口產(chǎn)品采購。

政府采購原則上應當采購本國產(chǎn)品，確需采購進口產(chǎn)品的，應當根據(jù)《湖北省財政廳關于加強政府采購進口產(chǎn)品管理的通知》（鄂財函〔2016〕98號）的規(guī)定，在采購前將有關資料報市財政局審批。

（四）確定采購實施方式

1.相關制度依據(jù)：《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》《政府采購非招標采購方式管理辦法》《政府采購競爭性磋商采購方式管理暫行辦法》《湖北省人民政府辦公廳關于印發(fā)湖北省政府集中采購目錄及標準（2021年版）的通知》等。

2.職責分工：招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）根據(jù)相關制度依據(jù)結(jié)合實際采購需求選擇采購實施方式。

3.基本流程：根據(jù)法律法規(guī)、集采目錄及有關限額，合法合規(guī)確定政府采購方式。

4.特殊情形的處理：

（1）單一來源采購方式的選擇。堅持從嚴從緊的原則，審慎選擇單一來源采購方式，有且僅有《中華人民共和國政府采購法》第三十一條規(guī)定的三種情形可以采取單一來源采購方式。

（2）采購方式變更。僅適用于依法必須公開招標、但出現(xiàn)《政府采購非招標采購方式管理辦法》第二十七條、《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第四十三條規(guī)定的情形，需要采取公開招標之外采購方式的，應當向市財政局申請采購方式變更。

（五）采購計劃備案

1.相關制度依據(jù)：《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》等。

2.職責分工：業(yè)務需求部門負責編制采購計劃，財務部門、法規(guī)部門等負責開展合法性審查，歸口管理部門負責計劃備案。

3.基本流程：采購計劃應當根據(jù)法律法規(guī)、政府采購政策和國家有關規(guī)定，結(jié)合采購需求的特點確定。

（1）擬定采購計劃。業(yè)務需求部門負責填寫采購計劃申請表及需求表，經(jīng)分管領導簽字后，報招標采購管理委員會審核。

（2）采購計劃備案。審核部門依據(jù)前期預算編制、需求編制等確定的事項，對擬定的采購計劃進行審查，主要審查是否開展意向公開、預算金額是否超出編制計劃、采購方式是否合法合規(guī)、是否落實支持中小企業(yè)發(fā)展政策等，業(yè)務需求部門應當配合提供有關信息。審查通過后交歸口管理部門進行備案。

（4）采購計劃調(diào)整。適用于采購計劃確定后，在后續(xù)開展采購活動的過程中需要對采購計劃進行調(diào)整。

（六）委托采購代理機構(gòu)

1.相關制度規(guī)定：《中華人民共和國政府采購法》第十八、十九、二十條等。

2.職責分工：歸口管理部門負責采購代理機構(gòu)的委托、協(xié)調(diào)和日常管理。

3.基本流程：

（1）選擇集中采購機構(gòu)。集中采購項目必須委托集中采購機構(gòu)（荊門市采購中心）代理，歸口管理部門按照集中采購機構(gòu)的要求辦理項目委托事宜。

（2）選擇社會代理機構(gòu)。分散采購項目可以委托社會代理機構(gòu)代理采購，凡屬依法依規(guī)登記備案的政府采購代理機構(gòu)均可選擇。

（3）簽訂委托代理協(xié)議。招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）根據(jù)采購項目的委托事項，組織草擬委托代理協(xié)議，協(xié)議內(nèi)容包括代理采購的范圍、委托權(quán)限、期限及代理費用等，經(jīng)辦公室審核后組織代理機構(gòu)簽訂。

（4）確認采購文件。采購代理機構(gòu)向招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）反饋編制的采購文件后，招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）會同業(yè)務需求部門、法規(guī)部門核實、確認，并書面反饋采購代理機構(gòu)。

（七）公開采購信息

1.相關制度規(guī)定：《政府采購信息發(fā)布管理辦法》（財政部令第101號）、《關于印發(fā)《政府采購公告和公示信息格式規(guī)范（2020年版）》的通知》（財辦庫〔2020〕50號）等。

2.職責分工：招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）負責本單位政府采購信息的公開工作，及時協(xié)調(diào)集采機構(gòu)或采購代理機構(gòu)，確保依法及時完整公開信息，切實防范信息發(fā)布風險，其他有關部門應當積極配合，提供需要公開的信息并對原始信息的真實性和準確性負責。

3.基本流程：招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）對采購代理機構(gòu)擬發(fā)布的采購信息予以審查，主要審查公告要素是否齊全、信息是否與采購文件、采購計劃一致，審查通過后由采購代理機構(gòu)公開發(fā)布。

（八）開展采購活動

（1）委派采購人代表。原則上選派熟悉項目情況和政府采購評審規(guī)則及系統(tǒng)操作的人員作為采購人代表參與項目具體評審，代表人數(shù)根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》第三十八條、第四十條，《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第四十七條，《政府采購非招標采購方式管理辦法》第七條，《政府采購競爭性磋商采購方式管理暫行辦法》第十四條的規(guī)定依法依規(guī)確定。項目評審開始前，業(yè)務需求部門負責擬定采購人代表人選，報監(jiān)察科同意后出具委托書。

（2）自行選定評審專家。對技術(shù)復雜、專業(yè)性強的采購項目，通過隨機方式難以確定合適評審專家的，經(jīng)主管單位同意，采購人可以自行選定相應專業(yè)領域的評審專家。業(yè)務需求部門擬定評審專家的名單及理由，由監(jiān)察科報主管單位同意后，確定評審專家名單。

（九）確認采購結(jié)果

1.相關制度依據(jù)：《中華人民共和國政府采購法》第三十八條、四十條，《中華人民共和國政府采購法實施條例》第四十三條、四十九條，《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號）第六十八條，《政府采購非招標采購方式管理辦法》（財政部令第74號）第二十二條、三十六條、四十九條，《財政部關于印發(fā)〈政府采購競爭性磋商采購方式管理暫行辦法〉的通知》（財庫〔2014〕214號）第二十八條等。

2.職責分工：招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）負責組織業(yè)務需求部門【或其他認為需要參與的部門】對采購結(jié)果進行確認。

3.基本流程：招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）應當督促采購代理機構(gòu)自評審結(jié)束之日起2個工作日內(nèi)送交項目評審報告。歸口管理部門應當自收到評審報告之日起５個工作日內(nèi)，會同業(yè)務需求部門【或其他認為需要參與的部門】在評審報告確定的候選人名單中按順序確定中標（成交）供應商，將中標（成交）結(jié)果確認函反饋采購代理機構(gòu)對采購結(jié)果予以確認。

（十）發(fā)布采購結(jié)果公告

1.相關制度依據(jù)：《中華人民共和國政府采購法》第三十八條、四十條，《中華人民共和國政府采購法實施條例》第四十三條、四十九條，《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號）第六十八條，《政府采購非招標采購方式管理辦法》（財政部令第74號）第二十二條、三十六條、四十九條，《財政部關于印發(fā)〈政府采購競爭性磋商采購方式管理暫行辦法〉的通知》（財庫〔2014〕214號）第二十八條等。

2.職責分工：招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）負責核實需要發(fā)布的采購結(jié)果信息，并督促采購代理機構(gòu)依法及時公開。

3.基本流程：采購代理機構(gòu)在收到中標（成交）結(jié)果確認書之日起2個工作日內(nèi)，向中標（成交）供應商發(fā)出中標（成交）通知書，同時在湖北省政府采購網(wǎng)發(fā)布采購結(jié)果公告。招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）負責進行跟蹤督促。

電子賣場、協(xié)議供貨、定點采購等項目采購結(jié)果，由招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）按照規(guī)定在湖北省政府采購網(wǎng)公開采購結(jié)果信息。

（十一）采購合同管理

1.相關制度依據(jù)：《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國政府采購法實施條例》《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號），《政府采購非招標采購方式管理辦法》（財政部令第74號），《財政部關于印發(fā)〈政府采購競爭性磋商采購方式管理暫行辦法〉的通知》（財庫〔2014〕214號）等。

原則上應當在中標（成交）通知書發(fā)出之日起10個工作日內(nèi)，依據(jù)采購文件確定的事項與中標（成交）供應商簽訂采購合同，最遲不超過30日。

2.職責分工：業(yè)務需求部門負責采購合同的簽訂工作，法規(guī)部門負責合法性審查，招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）負責采購合同公告、備案。

3.基本流程：

（1）合同簽訂。業(yè)務需求部門在項目中標（成交）通知書發(fā)出之日起10日內(nèi)，嚴格按照采購文件及中標（成交）供應商投標（響應）文件約定事項與中標（成交）供應商協(xié)商草擬采購合同，法規(guī)部門在收到合同初稿后三日內(nèi)開展合法性審查并將審查意見反饋業(yè)務需求部門，業(yè)務需求部門組織供應商正式簽訂合同。

簽訂補充合同的，必須符合《中華人民共和國政府采購法》第四十九條規(guī)定，即合同履行過程中，需追加與合同標的相同的貨物、工程或者服務的，在不改變原合同其他條款的前提下，可與供應商協(xié)商簽訂補充合同，但所有補充合同的采購金額不得超過原合同采購金額的10%。同時，要重新申請采購預算、申報采購計劃、進行補充合同公告及備案。

（2）合同公告及備案。業(yè)務需求部門應當將生效的合同副本及電子文檔送歸口管理部門，歸口管理部門負責在合同簽訂當日起2個工作日內(nèi)，在預算管理一體化系統(tǒng)政府采購模塊完成合同備案及湖北省政府采購網(wǎng)信息公開。

（3）合同變更、中止和終止。政府采購合同雙方不得擅自變更、中止和終止合同，有且僅有出現(xiàn)《中華人民共和國政府采購法》第五十條規(guī)定的情形，即采購合同繼續(xù)履行將損害國家利益和社會公眾利益時，業(yè)務需求部門提出變更、中止或終止合同的申請，經(jīng)法規(guī)部門進行合法性審查后依法變更、中止或終止，并將有關情況報歸口管理部門進行合同管理等信息變更。涉及合同履行過程中的矛盾糾紛，由業(yè)務需求部門牽頭協(xié)商處理，需要追究民事責任或者發(fā)生仲裁、訴訟的，由法規(guī)部門牽頭處理。

（十二）履約驗收

1.相關制度依據(jù)：《中華人民共和國政府采購法》第四十一條，《中華人民共和國政府采購法實施條例》第四十五條，《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號）第七十四條，《政府采購非招標采購方式管理辦法》（財政部令第74號）第二十四條，《財政部關于印發(fā)〈政府采購需求管理辦法〉的通知》（財庫〔2021〕22號）第二十四條，《財政部關于進一步加強政府采購需求和履約驗收管理的指導意見》（財庫〔2016〕205號）等。

2.職責分工：招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）負責組織本單位政府采購項目的履約驗收工作（由于崗位不相容原則，招標采購科自身不參與驗收過程）；業(yè)務需求部門（以及其他采購單位認為需要參與的部門，如內(nèi)部審計部門、財務部門、紀檢部門等）參與采購項目的履約驗收工作。

3.基本流程：

（1）組建驗收小組

對自行驗收的項目，由招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）負責組建項目驗收小組，對委托代理機構(gòu)開展驗收的項目，根據(jù)委托協(xié)議開展有關工作。

大型或復雜的政府采購項目，可邀請第三方專業(yè)機構(gòu)（如質(zhì)量檢測機構(gòu)）等參與。

采購人和使用人分離的政府采購項目，應當邀請實際使用人代表參與驗收，參與驗收的代表由實際使用人自行確定，采購人不得干擾。

向社會公眾提供的公共服務項目，應當邀請服務對象代表參與驗收，參與驗收的服務對象代表由服務對象自行確定，服務對象為不特定人群時，可通過隨機選取的方式確定，并將有關情況在一定范圍內(nèi)公開。

（2）制定驗收方案。自行驗收的項目由采購需求部門牽頭制定驗收方案；委托驗收的項目由代理機構(gòu)按照委托協(xié)議制定驗收方案，監(jiān)察科審查后開展。

（3）開展驗收。驗收小組根據(jù)項目采購需求和依法簽訂的政府采購合同，對供應商的履約情況逐項進行驗收，小組成員獨立發(fā)表驗收意見。分期實施的采購項目，應當結(jié)合分期考核的情況，明確分期驗收要求。采取按進度履約、分階段驗收的項目，應當按進度、分階段出具驗收意見，作為最終驗收報告的依據(jù)。貨物類項目可以根據(jù)需要設置出廠檢驗、到貨檢驗、安裝調(diào)試檢驗、配套服務檢驗等多重驗收環(huán)節(jié)。工程類項目應當按照行業(yè)管理部門規(guī)定的標準、方法和內(nèi)容進行驗收。

（4）出具驗收書。驗收小組成員、監(jiān)督人員在項目驗收報告上簽字確認，有不同意見的，應寫明理由。

向社會提供的公共服務項目驗收通過后，招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）應當在湖北省政府采購網(wǎng)上發(fā)布履約驗收公告。

（十三）資金支付

1.相關制度依據(jù)：《中華人民共和國政府采購法實施條例》第五十一條等。

2.職責分工：財務部門負責采購資金的支付，業(yè)務需求部門負責提供支付依據(jù)。

3.基本流程：由財務部門通過預算一體化系統(tǒng)，嚴格按照合同約定和國庫管理制度規(guī)定辦理辦理資金支付。

（十四）資料歸檔。采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購活動相關資料的保存期限為自采購結(jié)束之日起15年。

1.相關制度依據(jù)：《中華人民共和國政府采購法》第四十二條，《中華人民共和國政府采購法實施條例》第四十六條。

2.職責分工：歸口管理部門負責政府采購檔案歸集，按規(guī)定移交檔案管理部門歸檔。

3.基本流程：歸口管理部門負責采購項目檔案的收集、整理、歸檔，鼓勵采用電子檔案保管，每年年初將上一年度形成的檔案資料移交檔案室保存?！咎崾荆焊鲉挝桓鶕?jù)實際，制定采購項目檔案清單，明確檔案歸檔前的保管部門】

（十五）詢問、質(zhì)疑與投訴處理

1.相關制度規(guī)定：《中華人民共和國政府采購法》《政府采購法實施條例》《政府采購質(zhì)疑和投訴辦法》（財政部令第94號）等。

2.職責分工：對應當由采購人負責答復的供應商詢問、質(zhì)疑和投訴，由招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）負責牽頭組織業(yè)務需求等其他部門進行答復；對應當由采購代理機構(gòu)負責答復的詢問、質(zhì)疑和投訴，招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）應當督促采購代理機構(gòu)依法規(guī)范答復。詢問、質(zhì)疑及投訴答復應當堅持公平客觀的原則，原則上應當與采購操作執(zhí)行崗位分開設置，業(yè)務需求部門負責對涉及采購需求和采購實施計劃內(nèi)容的詢問、質(zhì)疑和投訴提出答復意見并提供證明材料，法規(guī)部門負責對應由采購人答復的質(zhì)疑和投訴進行合法性審查。

3.基本流程：

（1）詢問答復。招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）負責統(tǒng)一受理供應商詢問，根據(jù)詢問事項會同業(yè)務需求部門或代理機構(gòu)得出答復意見，確保在3個工作日內(nèi)對供應商依法提出的詢問作出答復；對應當由采購代理機構(gòu)進行答復的詢問，告知其向采購代理機構(gòu)提出。作出答復前，應當履行有關決策程序，必要時會商法規(guī)部門、監(jiān)督部門等，并做好有關記錄。詢問答復影響采購活動的，應當按照程序依法辦理。

（2）質(zhì)疑答復。招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）負責統(tǒng)一受理供應商質(zhì)疑，根據(jù)質(zhì)疑事項會同業(yè)務需求部門或代理機構(gòu)得出答復意見，嚴格按照《政府采購質(zhì)疑和投訴辦法》（財政部令第94號）規(guī)定的程序和要求受理和答復質(zhì)疑，確保在收到供應商書面質(zhì)疑后5個工作日內(nèi)作出答復，對情況較復雜的事項原則上不得超過7個工作日。對應由采購代理機構(gòu)進行答復的質(zhì)疑，告知其依法向采購代理機構(gòu)提出。答復內(nèi)容應當完整客觀，作出答復前應當履行有關決策程序，必要時會商法規(guī)部門、監(jiān)督部門等，并做好有關記錄。質(zhì)疑答復影響采購活動的，應當按照程序依法辦理。

（3）投訴答復。收到財政部門送達的投訴答復通知書后，招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）負責組織相關部門、采購代理機構(gòu)和評審專家等研究答復意見，在規(guī)定時間內(nèi)作出答復，并如實提供相關證明材料。投訴事項不涉及采購人的，在答復時如實說明。答復內(nèi)容應當完整客觀，作出答復前應當履行有關決策程序，必要時會商法規(guī)部門、監(jiān)督部門等，并做好有關記錄。

財政部門要求暫停采購活動的，招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）應當立即暫停采購活動，依法告知相關參與各方。

收到財政部門作出的投訴處理決定后，按照相關要求開展采購活動。

（4）配合監(jiān)督檢查。收到財政部門送達的監(jiān)督檢查通知書后，招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）根據(jù)通知書要求，組織相關部門、采購代理機構(gòu)和評審專家在規(guī)定時間如實提供相關財政部門調(diào)取的有關資料，視情況作出書面說明。財政部門要求暫停采購活動的，招標采購辦公室（歸口管理科室---總務科）應當立即暫停采購活動，依法告知相關參與各方。收到財政部門作出的監(jiān)督檢查處理決定后，按照相關要求開展采購活動。